Hoe pitch je een beleidsnota van 10 pagina's in slechts 2 minuten?

Dit blog is geschreven door: Jerry Helmers

Vorige week zijn wij gestart met het geven van workshops op het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen in Den Haag. Er lag daar een concrete vraag die overigens zéér vergelijkbaar is met prikkelende vraagstukken in het bedrijfsleven.

De concrete uitdaging die aan ons werd voorgelegd:

• Onze ambtenaren die beleidsvoorstellen schrijven, willen hun voorstellen kunnen verwoorden in een presentatie van hooguit 2 minuten.
• Hoe moeten we dat precies doen?
• Hoe komen we tot de essentie?
• Hoe vergroten we onze overtuigingskracht?
• En welke keuzes moeten we maken in ons verhaal als er ineens toch veel minder tijd beschikbaar is voor het doen van een presentatie?

tekst gaat verder onder het plaatje

Een gemiddeld beleidsvoorstel op het Ministerie bestaat uit ongeveer 6 tot 10 pagina’s tekst. Ambtenaren werken aan deze beleidsvoorstellen op basis van veel onderzoek en gesprekken met de stakeholders in het veld. Deze beleidsvoorstellen dienen als advies voor bijvoorbeeld de minister of de staatssecretaris, of collega-ambtenaren en topambtenaren.

Soms zijn er formele momenten waarop deze beleidsvoorstellen kunnen worden gepresenteerd. Maar voor feitelijke presentaties blijkt vaak uiteindelijk toch (te) weinig tijd. Vaak – door uitlopende agenda’s – moet een presentatie ingekort worden van bijvoorbeeld 10 minuten naar 2 minuten.

Of, het gebeurt letterlijk onverwacht. Een ambtenaar wordt intern gebeld met de mededeling dat een topambtenaar bijvoorbeeld 5 minuten de tijd heeft om even van gedachten te wisselen. En, dan moet dus meteen het voorstel van 10 A4’tjes in twee minuten effectief worden verwoord.

Spannend!
Het is nl. misschien wel je enige kans om je beleidsplan mondeling toe te lichten.

tekst gaat verder onder het plaatje

Dennis Bemelmans en Jerry Helmers, de founders van Dé Nederlandse Debatclub in Amsterdam, zijn afgelopen week gestart met het geven van deze trainingen. Hoewel we in dit blog uiteraard niet inhoudelijk op de specifieke materie ingaan, behorende bij de uitdagingen van het Ministerie, kunnen we er hier natuurlijk toch wat over zeggen.

Hoe lang of hoe kort je presentatie over je beleidsvoorstel of -plan ook is, deze bestaat altijd uit 4 kern-onderdelen:

1. Aanleiding (waar ligt inhoudelijk het draagvlak of de consensus over het probleem)?
2. Wat is in maximaal 2 regels het voorstel (wat is de concretisering)?
3. Wat zijn de argumenten om vóór het voorstel te stemmen (labelling van argumenten)?
4. Wat is de conclusie en de beoogde Call-To-Action?

Door deze opzet van vier kern-onderdelen te gebruiken voor een passende samenvatting van een breder plan, ben je in staat om beter te schakelen binnen deze kern-onderdelen, als dat nodig mocht blijken. Als onverwacht je presentatietijd van 5 minuten naar 2 minuten wordt ingekort, kun je eenvoudiger een keuze maken binnen de genoemde structuur.

tekst gaat verder onder het plaatje

Niet in de war
Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de toehoorder al in het bezit is van informatie over de aanleiding van het voorstel. Wel, die hoef je dan niet te vertellen. Maar je hoeft ook niet in de war te raken met de opbouw van je pitch omdat je dan meteen naar een andere onderdeel van de vier kern-onderdelen gaat.

Lijkt wellicht logisch. Maar, ga er maar eens aan staan als je je plan effectief en doeltreffend wilt presenteren. En, waarbij je ook nog eens overtuigend overkomt.

Oefenen
Natuurlijk hebben we dit in de praktijk flink geoefend met de ongeveer 30 deelnemers. Elke deelnemer kreeg een eigen beleidsvoorstel. Hier konden ze zich inhoudelijk op voorbereiden – uiteraard met hulp van ons – waarna ze werden uitgedaagd om het beleidsvoorstel in een presentatie van 2 minuten te ‘pitchen’.

Belangrijk bij deze oefening was uiteraard om te toetsen of die pitch aan de hand van de vier kern-onderdelen werd gevolgd. Bewust stelden wij af en toe lastige vragen, tijdens de pitch. Dus, er gewoon doorheen praten. Is niet altijd even beleefd, maar ja, zo werkt het wel in ‘het echte leven’. Vanzelfsprekend met als doel om de speechers een beetje van de wijs te brengen.

Het inspiratiemoment bij de deelnemers ontstond op het moment dat ze zich realiseerden dat ze niet in de war hoeven te raken van een lastige vraag die tijdens de presentatie door de toehoorders wordt gesteld. Ná die lastige vraag ga je ‘gewoon’ terug naar de structuur van de vier kern-onderdelen.

tekst gaat verder onder het plaatje

Meters maken
Goed, eerlijk is eerlijk: oefening baart kunst. Om dit goed onder de knie te krijgen, moeten ‘vele meters’ worden gemaakt.

Maar we zagen wel al meteen een interessante bewustwording van de kansen bij de 30 deelnemers: zij weten nu dat ze structuur kunnen aanbrengen in zelfs ook een hele korte presentatie met als doel hun overtuigingskracht te vergroten. Ook hoeft er geen ‘angst’ meer te zijn voor lastige vragen.

Immers, dat beleidsplan hebben ze niet voor niets geschreven.

Belangstelling?
Heb je vragen over dit blog? We beantwoorden ze graag. Ook als je wellicht geïnteresseerd bent om een dergelijke workshop voor jouw afdeling, organisatie of team te organiseren. Wij hebben daar leuke ideeën over!

Vul het CONTACT formulier in >>>