Maak de vergadering op het werk spannender, slimmer, scherper en.... doeltreffender!

Maak de vergadering op het werk eens wat spannender! Dus: niet met z'n allen 'gezapig' aan tafel gaan zitten en conform een bespreekagenda slaapverwekkend punt-voor-punt behandelen.

Maar wel: een discussie met scherpe stellingen.
En een stopwatch erbij.

Waarom?
Om het (aller!)beste uit de medewerkers te halen en een vergadering dus niet meer een saaie (slaapverwekkende!) vergadering te laten zijn.

Elke organisatie (of afdeling binnen een organisatie) is per definitie op zoek naar de beste resultaten. Bijvoorbeeld meer efficiency. Of meer omzet. Noem de doelstellingen maar op. Maar ja, zoveel mensen, zoveel wensen. Wat is nu de beste manier om tijdens een vergadering ook daadwerkelijk de beste ideeën aan de oppervlakte te krijgen.

Dat kan door middel van een Stellingendebat.

Is niks engs aan. Nou ja, een beetje. Maar het zet de mensen op scherp. Ze moeten namelijk écht het allerbeste uit zichzelf halen om hun punt te kunnen maken.

Waarom een stellingendebat?
Als eerste dient uiteraard bepaald te worden wat het doel van de 'vergadering' zal zijn. Er 'moet' aan het eind van de sessie immers wel iets bereikt zijn. (Anders heeft vergaderen geen zin). Nee, daarmee bedoelen we niet dat er altijd 'een besluit' moet zijn genomen maar een scherpe discussie kan er wel toe leiden dat er zo veel mogelijk opvattingen en visies op tafel komen.

• Kortom: kennis delen. Informatie uitwisselen.

En pas als er een optimum aan informatie-uitwisseling is bereikt, is iedereen beter in staat om een besluit te nemen c.q. te stemmen voor- of tegen het voorgelegde voorstel.

Het opvallende is dat je dan zult ervaren dat de neuzen veel meer dezelfde kant op staan dan voorafgaand aan de informatie-uitwisseling.

Stappenplan van een stellingendebat
(of: stappenplan om een vergadering effectiever te maken)
 

1. Nadat het doel is bepaald (voor u, als manager bijvoorbeeld), nodigt u de deelnemers uit. Natuurlijk laat u de deelnemers weten wat het doel van de 'vergadering' is en over welk(e) thema('s) wordt gesproken.
    
2. Vanzelfsprekend verlangt u van de deelnemers dat ze zich voorbereiden.
    
3. U maakt zelf een aantal scherpe stellingen m.b.t. het thema.
   Stel nu eens dat uw doel zou kunnen zijn om de omzet van uw afdeling te verhogen.
   Een stelling kan dan zijn: 'De verkopers op de binnendienst zijn niet in staat om hogere omzetten te genereren.'
   
   Jahaaa.... Het is een scherpe stelling!
   Maar dat geeft niet. Je kunt pas verbinden als je de verschillen durft te benoemen.
    
4. De stellingen maakt u NIET van te voren bekend.
   
   (Als deelnemers zich van te voren zouden kunnen voorbereiden op basis van de geformuleerde stellingen, dan is het risico groot dat ze 'verstrikt' raken in hun eigen overtuigingen. Het vrijdenken wordt beperkt. Mensen willen dan nog alleen maar horen wat ze willen horen.....)
    
5. Als de vergadering aanvangt dan maakt u de eerste stelling bekend (of: u deelt deze uit, laat deze zien op een groot scherm) en u wijst iemand aan in de groep die het VOOR van deze stelling moet bepleiten. (onafhankelijk van de vraag wat hij werkelijk denkt over deze stelling).
    
6. Natuurlijk wijst u ook iemand aan die TEGEN is. (ook onafhankelijk van de vraag wat hij werkelijk denkt over deze stelling)
    
7. Het grote voordeel is dat de deelnemers eigenlijk 'een rol' krijgen toebedeeld en dat 'persoonlijke aanvallen' geen zin hebben. De focus ligt op de inhoud.
    
8. Geef elke spreker bijvoorbeeld 3 minuten.
    
9. En dan laat je alle andere deelnemers ook aan het woord op een dergelijke scherpe stelling. Natuurlijk met beperkte spreektijd. En, als de deelnemers starten met hun betoog dan moeten ze verplicht voor een EENS of ONEENS op de stelling kiezen.
    
10. Je zult ervaren dat er méér visies of aanvliegroutes op het thema, probleem, knelpunt of uitdaging zijn dan je van te voren had gedacht. Het geeft de deelnemers een beter beeld van welke besluit ze moeten nemen. Een stelling is immers zwart/wit en ten behoeve van de vergadering is er geen grijs gebied. Dit dwingt de deelnemer zelf dus ook 'stelling' te nemen en de voor's en tegen's strikter tegen elkaar af te wegen.

In deze vorm van 'vergaderen' (noem het een vergadertechniek!) gaat het dus vooral om de uitdaging om alle mogelijke meningen en invalshoeken aan de oppervlakte te krijgen.

Discussiëren met spelregels (of: debatteren) heeft dus in eerste instantie vooral als doel om tegengestelde meningen scherper tegenover elkaar te zetten en die verschillende visies en meningen uiteindelijk te kunnen gebruiken om de hoofdzaak beter te bepalen én met méér informatie op weg te zijn naar het uiteindelijke doel: een goed besluit.

Veel managers vinden deze wijze van vergaderen 'een beetje eng'.

En ja, je moet er ook wel een beetje vaardigheid in krijgen. Want, alles valt of staat bij een strenge gespreksleider en een heldere communicatie van de spelregels. Een dergelijk scherp debat hoeft ook helemaal niet te 'ontaarden' in een 'nare strijd' want bij de eerste spreektijden - het verdedigen of bestrijden van de stellingen - worden rollen aangenomen.

Nog twijfel?
Beantwoordt voor u zelf onderstaande vraag eens.....
 

• Ziet u een vergadering als een politiek correct gesprek óf wilt u het beste eindresultaat?

Wij wensen u veel succes en vergaderplezier!
Dé Nederlandse Debatclub
 

Meer weten?
Bij Dé Nederlandse Debatclub in Amsterdam debatteren we regelmatig op basis van allerlei stellingen, waarbij je wordt ingedeeld bij de voor- of tegenstanders, onafhankelijk van de vraag wat je in het echte leven vindt van deze stelling.

Zo word je 'gedwongen' creatief na te denken én je leert in te schatten met welke argumenten je opponenten in het debat zouden kunnen komen. En, wat is je antwoord daarop? 

Ook zijn er meer en meer oefeningen waarbij de rol van gespreksleider wordt getraind. Deze heeft immers ook een doel.

Kom eens langs en probeer het uit!

• Meld je aan voor de nieuwsbrief; je ontvangt dan op een gegeven moment automatisch een uitnodiging om eens kosteloos op onze clubavond deel te nemen.