Waarom de dagvoorzitter nooit de sluitpost van een evenementenbegroting kan zijn! (+VIDEO)

Organisatoren van evenementen, congressen, symposia, bedrijfspresentaties en debatavonden – bijvoorbeeld bij politieke partijen - staan voor talloze logistieke uitdagingen als ze het event op de agenda plaatsen. Vaak leggen ze de focus op aspecten zoals zaalhuur, catering en technische zaken, waarbij het inhuren van een dagvoorzitter uiteindelijk de sluitpost van de begroting is.

Tenminste, als er nog budget over is. Moet de dagvoorzitter het dan maar doen voor een boekenbon?

Nee uiteraard niet!

Het belang (en daardoor ook de waarde!) van een ervaren dagvoorzitter, presentator of debatleider mag namelijk niet onderschat worden. Deze professional is immers niet slechts een ceremoniemeester; hij of zij speelt een vitale rol in het bepalen van de inhoudelijke waarde en de algehele kwaliteit van het event.

Enerzijds begrijpen we best wel dat het verleidelijk is om te bezuinigen op de kosten van het inhuren van een dagvoorzitter, maar anderzijds resulteert dit per definitie in een onsamenhangend en minder boeiend evenement, want… wát mag je verwachten als je een dagvoorzitter inhuurt die het doet voor een boekenbon? Of, als je een onervaren dagvoorzitter uit eigen gelederen het podium opstuurt?

Het antwoord?

Je mag gewoon minder verwachten in vergelijking met een professionele dagvoorzitter of debatleider die wéét waar hij het over heeft!

Stel je eens voor dat je een prachtige locatie hebt, heerlijke catering en vlekkeloze technische voorzieningen, maar het gebrek aan een competente dagvoorzitter leidt tot verwarrende discussies, ongestructureerde presentaties en een verminderde betrokkenheid van het publiek. Dit is niet het soort indruk dat je wilt achterlaten bij je gasten, sprekers en deelnemers.

• Waarom zou je dan overwegen om de dagvoorzitter als laatste toe te voegen aan je planning en aan je budgettering?

• Waarom zou het het inhuren van een dagvoorzitter niet de eerste stap kunnen zijn.
  Dus, dat je iemand hebt die de rode draad van je evenement vasthoudt, interactie stimuleert en de inhoud op een boeiende manier presenteert? De dagvoorzitter fungeert als de lijm die alle verschillende onderdelen van je evenement samenbrengt en zorgt voor een naadloze en betekenisvolle ervaring.

• Anders gezegd: een excellente dagvoorzitter prikkelt, plaagt en pleziert!

Kortom… de dagvoorzitter is niet slechts een laatste bijkomstigheid, maar een essentieel onderdeel van je evenement. Investeer dus niet alleen in de fysiek zichtbare materiële aspecten en de lekkere broodjes of het smakelijke buffet, maar investeer ook in de menselijke factor die de algehele ervaring van het event op inspirerende wijze naar een hoger niveau brengt.

Daarom...

• Begin altijd met de zoektocht naar de perfecte dagvoorzitter.
  Kwaliteit loont!

• Vraag meteen een offerte aan!

• En zorg ervoor dat de dagvoorzitter vanaf dag één de meebepalende factor is in de logistiek en dus het succes van jouw event.

Spreken we elkaar snel?