Dit is de meest gemaakte fout tijdens een vergadering

Je hoeft echt niet een fanatieke Vergadertijger te zijn maar áls je vergadert, doe het dan wel goed. Of dit nu op het werk is, of tijdens de ledenbijeenkomst van de korfbalclub. Zorg ervoor dat de vergaderingen waar jij aan deelneemt, of die jij leidt, altijd een inspirerend platform zijn voor discussie, besluitvorming en samenwerking.

Toch gaat het heel vaak mis! Een van de meest voorkomende fouten is de plaatsing van de rondvraag aan het einde van de agenda.

Deze ogenschijnlijk kleine fout kan grote gevolgen hebben voor de effectiviteit van de vergadering.

Het lijkt echter logisch om de rondvraag aan het einde van de vergadering te plaatsen. Dit geeft deelnemers namelijk de kans om terug te komen op eerder besproken punten. Maar echt verstandig is dit niet, want het risico op de ondermijning van eerder genoemde besluiten, groeit.

Het resultaat? Veel onzekerheid. En, twijfel. En, wellicht zelfs verlies van draagvlak!

Hieronder 3 redenen waarom je ‘De Rondvraag’ nooit het laatste agendapunt moet laten zijn. Daarna lees je een paar tips om vergaderingen effectief voor te zitten.

Credits: Freepik

1.
Kans op twijfel zaaien over genomen besluiten
Wanneer deelnemers tijdens de rondvraag - aan het slot van de vergadering - terugkomen op eerder genomen besluiten (en dat doen ze heel vaak!), kan dit twijfel zaaien over de geldigheid van die besluiten. Dit kan leiden tot onnodige herhalingen van discussies en een vertraging van het besluitvormingsproces.

2.
Tijdverspilling
Discussies die tijdens de rondvraag opnieuw worden opgerakeld, kunnen veel tijd kosten. Dit kan de vergadering onnodig verlengen  het levert alleen maar frustratie op. Vooral als de punten al uitvoerig zijn besproken en besloten.

3.
Positieve impuls voor de voorbereiding

Als ‘De Rondvraag’ aan het begin van de vergadering wordt geagendeerd, dan worden deelnemers gemotiveerd om al bij voorbaat beter na te denken over hun eigen argumenten of de (mogelijke) argumenten van de andere deelnemers.

Ze vragen zich af of hun eigen argumenten daadwerkelijk op orde zijn. Ze worden gestimuleerd hun eigen standpunten beter te onderbouwen. Want, als ze weten dat ze achteraf niet meer kunnen terugkomen op wat eerder is besproken of als ze weten dat ze de besluitvorming ook echt niet meer kunnen beïnvloeden na afloop, dan weten ze dat ze op het moment dat het onderwerp tijdens de vergadering wordt besproken, écht moeten vlammen en op scherp moeten staan.

3 goede tips om vergaderingen effectief te leiden:

Om alle hierboven genoemde valkuilen te vermijden, hieronder een paar nuttige tips voor voorzitters van vergaderingen, die snakken naar efficiency, effectiviteit en daadkracht.

1
Plaats de rondvraag aan het begin van de vergadering
Hiermee kunnen deelnemers hun zorgen en vragen uiten voordat er besluiten worden genomen.

2
Maak duidelijke afspraken   
Zorg ervoor dat iedereen begrijpt dat besluiten die tijdens de vergadering worden genomen, definitief zijn en niet opnieuw ter discussie worden gesteld tijdens de rondvraag. En wees ook helder dat er geen besluiten genomen kunnen worden over zaken die niet op de agenda stonden vermeld.

3
Rond elk agendapunt af met actiepunten
Sluit elk agendapunt af door duidelijke actiepunten te definiëren of een bullet toe te voegen aan de actielijst. Dit zorgt er voor dat de besproken punten worden opgevolgd en dat de vergadering dus concrete resultaten oplevert. Dit maakt het ook makkelijk om bij een volgende vergadering het agendapunt ‘Controleren actielijst vorige vergadering’ op te nemen.

Een goede voorbereiding...

Bij ons debat-trainingsinstituut - Dé Nederlandse Debatclub in Amsterdam - begrijpen we niet alleen hoe belangrijk het is om vergaderingen effectief te kunnen leiden (denk bijvoorbeeld eens aan het inhuren van een onafhankelijke gespreksleider of dagvoorzitter) maar we begrijpen ook iets anders heel goed: voor de deelnemers aan een vergadering is een goede inhoudelijke voorbereiding al het halve werk.

Wij weten hoe je je eigen argumenten nog beter op orde kunt krijgen, wij hebben handvatten hoe je nog beter je vragen kunt formuleren én wij hebben de strategie voor jou om sneller en alerter te reageren op het moment dat het er toe doet. Tijdens de vergadering dus. En, niet achteraf tijdens de rondvraag als het besluit al is genomen.

Wanneer zien we je?