3 tips om jouw vergaderingen minder slaapverwekkend te laten zijn!

Heb je ooit een vergadering bijgewoond die voelde als een marathon zonder finishlijn? Vast wel. Of het nu op je werk was of bij de bestuursvergadering van je hockeyclub of tijdens de ledenvergadering van jouw Vereniging van Eigenaren… we hebben allemaal wel eens in een vergaderzaal gezeten, terwijl we wensten dat we gewoon ergens anders waren. Dáár, waar het veel leuker was.

Maar wat als wij je nu hier in dit blog vertellen dat het ook anders kan?

En, beter.

In dit blog vind je daarom 3 verrassende tips je die niet alleen de effectiviteit van je vergaderingen een impuls geven, maar ook de betrokkenheid en de kwaliteit van besluitvorming naar een hoger niveau tillen. Kortom... elimineer de kans dat de deelnemers aan jouw vergadering indutten!

De tekst gaat verder onder de afbeelding

Tip 1
Zet de 'rondvraag' bovenaan de agenda
Geloof het of niet, het op de agenda plaatsen van de 'rondvraag' aan het begin van de vergadering maakt meteen een wereld van verschil. Deze strategische zet voorkomt namelijk dat deelnemers aan het eind van de vergadering (vaak: klagend) terugkomen op eerder genomen besluiten of dat ze ineens nieuwe argumenten inbrengen omdat ze pas tijdens de vergadering zijn gaan nadenken.

En vaak zijn het dan nog argumenten die géén hout snijden simpelweg omdat de mensen niet weten waar een goed argument eigenlijk aan moet voldoen!

Door de rondvraag aan het begin van de agenda te plaatsen, elimineer je de mogelijkheid om achteraf – als al beslissingen zijn genomen – op zaken terug te komen. Aan een geldig genomen besluit moet je namelijk niet meer willen tornen.

Het eindresultaat?        

Deelnemers denken voorafgaand aan de vergadering béter na over de agendapunten die besproken moeten worden. Mensen die de stukken van de vorige keer nog aan het lezen zijn, op het moment dat ze de vergadering binnenstappen (= vergader-ergernis nummer 1), moeten hun lesje wat dat betreft ook leren. Dat kan beter!

Tip 2
Anoniem stemmen
Wanneer er over voorstellen gestemd moet worden, doe dit dan met stembriefjes. Anoniem stemmen vermindert namelijk de onderlinge beïnvloeding en het sociale effect dat kan optreden wanneer mensen de keuzes van anderen zien. Dit zorgt voor een eerlijkere en meer onafhankelijke besluitvorming, vrij van peer pressure.

Stel nu dat jij gevoelsmatig tegen ‘Voorstel A’ wilt stemmen. Maar bij de mondelinge stemming zie je dat de eerste drie mensen al ‘voor’ stemmen, dan is de kans aanwezig dat je misschien toch overstag gaat. En ook ‘tegen’ stemt. Zeer onwenselijk!

Toevoegende tip: als er notulen van de vergadering worden gemaakt, dan vind je vanzelfsprekend de uitslag van die stemming terug in de notulen. Maar als één van de stemmers toch ‘publiekelijk’ wil laten weten wat heel specifiek zijn of haar stem was, dan kan dit achteraf – dus ná het stemproces – nog worden gezegd. Maar laat het stemmen zelf anoniem zijn!

Tekst (met tip 3) gaat verder onder de afbeelding

Tip 3      
Een duidelijk tijdspad per agendapunt
Dit is een ware gamechanger. Door een duidelijk tijdspad per agendapunt aan te geven én te benadrukken dat alle deelnemers evenveel (maar wel, maximaal) spreektijd hebben, dwing je deelnemers vooraf om goed na te denken over wat ze willen zeggen. Dit vergroot niet alleen de efficiëntie van de vergadering, maar zorgt er ook voor dat iedereen zich gehoord voelt. En, het levert vaak veel betere inhoudelijke argumenten op.

Vinden deze mensen dit lastig of weten ze niet hóe ze dan van te voren kunnen nadenken over hun eigen mogelijke argumenten? Laat ze eens langskomen bij onze debatclub, laat ze geheel vrijblijvend en kosteloos deelnemen aan een clubavond.

In allerlei formats debatteren en discussiëren we met elkaar waarbij we onszelf trainen om steeds beter te worden in het formuleren van de juiste argumenten. En dus ook in het stellen van de juiste vragen!

Tekst (met bonustip) gaat verder onder de afbeelding

Exclusieve bonustip
De onafhankelijke gespreksleider
Overweeg voor jouw vergaderingen eens een professionele en onafhankelijke gespreksleider in te huren. Iemand die de vergaderstructuur streng handhaaft, onafhankelijk is, en niet emotioneel betrokken is bij de onderwerpen die tijdens de vergadering worden besproken. Dit is vooral waardevol voor vergaderingen waar de inzet hoog is.

Dus, waar objectiviteit, transparantie, informatiedeling en efficiëntie cruciaal zijn.

Tot slot…

Door deze tips toe te passen, zul je merken dat vergaderingen niet alleen productiever worden, maar uiteindelijk ook aangenamer zijn voor iedereen die deelneemt. Goed, eerlijk is eerlijk… het zijn wel wat revolutionaire ideeën om op een andere manier te durven gaan vergaderen. Je zult ook zeker wel wat overtuigingskracht nodig hebben om je mede-vergaderdeelnemers ervan te overtuigen dat je op déze manier kunt vergaderen.

Maar uiteindelijk gaat het jou toch ook om betere besluiten?

Zit je zelf regelmatig vergaderingen voor?

Nou… dán is het helemaal leuk – en nuttig – om je aan te sluiten bij Dé Nederlandse Debatclub.

Want, een goede vergadervoorzitter herkent alle (debat)patronen die er tijdens een vergadering kunnen zijn tussen mensen, standpunten en argumenten. En die herkent hij omdat hij ook weet hoe een debat werkt én zelf ook weet hoe je een debat moet voeren: daarom Dé Nederlandse Debatclub!